AI-OCR geeft AP een nieuwe vorm

De crediteurenadministratie revolutioneren met AI-OCR

In de bedrijfswereld heeft het procure-to-pay proces een krachtige impact.

De functie Accounts Payable (AP) is een cruciaal onderdeel van de inkoop-tot-betaalcyclus van een bedrijf omdat deze ervoor zorgt dat financiële transacties met betrekking tot inkoop nauwkeurig, efficiënt en in overeenstemming met beleid en voorschriften worden afgehandeld.

Het helpt de cashflow te beheren, relaties met leveranciers op te bouwen, naleving van regelgeving te handhaven, kosten te beheersen, financiële gegevens te leveren voor rapportage en bij te dragen aan algehele efficiëntie en verantwoording.

Omdat het verantwoordelijk is voor het beheer en de registratie van de uitgaande betalingen van het bedrijf aan leveranciers, verkopers en crediteuren, is effectief AP-beheer cruciaal voor de financiële stabiliteit en soepele werking van een bedrijf.

Laten we eens kijken naar de belangrijkste technologie die het AP-proces heeft veranderd.

Technologie en de AP-functie

In het verleden vertrouwden AP-afdelingen sterk op papieren, handmatige workflows, waarbij facturen per post binnenkwamen en betalingen werden gedaan met gedrukte cheques.

Technologie heeft een revolutie teweeggebracht in factuurverwerking en andere belangrijke AP-activiteiten door processen te automatiseren, nauwkeurigheid te verbeteren, kosten te verlagen, beveiliging te verbeteren en beter inzicht te geven in financiële gegevens.

Deze ontwikkelingen hebben niet alleen de bedrijfsefficiëntie verhoogd, maar ook het strategische belang van AP binnen organisaties.

Omdat bedrijven blijven zoeken naar manieren om hun activiteiten te stroomlijnen en hun financieel beheer te verbeteren, blijft technologie een belangrijke factor om deze doelen binnen de AP-afdeling te bereiken.

De populariteit van OCR-technologie

Optical Character Recognition (OCR) is een technologie die aan het eind van de 20e eeuw opgang maakte als hulpmiddel om gedrukte of handgeschreven tekst, cijfers of symbolen om te zetten in machineleesbare, digitale tekst.

Toen bedrijven naar manieren zochten om de efficiëntie te verbeteren en handmatige gegevensinvoerfouten in hun AP-processen te verminderen, vond OCR-technologie zijn weg naar de AP-functie.
Begin jaren 2000 begonnen organisaties OCR-software te implementeren om de extractie van gegevens uit facturen, inkooporders en andere financiële documenten te automatiseren.

Met de vooruitgang in OCR-technologie en de integratie van OCR-oplossingen met andere financiële softwaresystemen, kwam de toepassing van OCR in AP halverwege de jaren 2000 in een stroomversnelling.

Organisaties vertrouwen steeds meer op OCR om facturen sneller te verwerken, handmatige interventie te verminderen, de nauwkeurigheid van gegevens te verbeteren en beter in te spelen op de eisen van een dynamische bedrijfsomgeving.

In combinatie met andere automatiseringstools heeft OCR-technologie de AP-functie getransformeerd door deze meer te stroomlijnen en digitaal aan te sturen.

Kunstmatige intelligentie (AI) en OCR

De toepassing van OCR in de AP-functie is zich blijven ontwikkelen en verbeteren, met de integratie van kunstmatige intelligentie (AI) en machine learning (ML) technologieën.

Het grootste voordeel van AI-OCR is de mogelijkheid om informatie in een document van vrijwel elk formaat automatisch vast te leggen en vervolgens de gegevens te gebruiken voor het automatiseren van wat anders tijdrovende taken zouden zijn met een grote kans op onoplettendheid of fouten.

Naast automatisering maken moderne AI-OCR-oplossingen gebruik van geavanceerde algoritmen en statistische modellen om de nauwkeurigheid te verbeteren door de tekst- en beeldherkenningsmogelijkheden voortdurend te verbeteren.

Terwijl het intelligente deel van AI-OCR het in staat stelt om (met een zekere mate van betrouwbaarheid) de context te voorspellen van de gegevens die het leest, kunnen de machinaal lerende mogelijkheden van gebruikerscorrecties helpen om de contextuele voorspellingen te verfijnen en de herkenningsnauwkeurigheid na verloop van tijd te verbeteren.

Deze ontwikkelingen hebben de nauwkeurigheid van gegevensvastlegging en -extractie verder verbeterd en intelligentere automatisering van AP-processen mogelijk gemaakt, waardoor het een onmisbare technologie voor het digitale tijdperk is geworden.

Belangrijkste verschillen: Traditionele OCR versus AI-OCR

Zowel traditionele OCR als AI-ondersteunde OCR-technologieën worden gebruikt om documentverwerkingstaken te automatiseren en te stroomlijnen, maar ze hebben belangrijke verschillen in hun mogelijkheden en impact op het AP-proces.

Traditionele OCR

• Basistechnologie: Converteert gedrukte of handgeschreven tekst van gescande documenten of afbeeldingen naar machineleesbare tekst.
• Op regels gebaseerde aanpak: Gebruikt vooraf gedefinieerde regels en sjablonen om tekens en woorden in afbeeldingen te identificeren.
  Het vertrouwt op patroonherkenning en sjablonen om tekst te herkennen.
• Beperkt aanpassingsvermogen: De herkenningsnauwkeurigheid van OCR wordt vaak beperkt door factoren zoals lettertypevariaties, scans van lage kwaliteit en ongebruikelijke tekstindelingen.
  Het kan moeite hebben met handschriften of complexe lettertypen.
• Ondersteuning voor taal en formaat: OCR-systemen kunnen meerdere talen ondersteunen, maar hun vermogen om met verschillende lettertypes en formaten om te gaan kan beperkt zijn.
• Nauwkeurigheid: De OCR-nauwkeurigheid kan variëren afhankelijk van de kwaliteit van de invoerafbeelding en de complexiteit van de tekst.
  In sommige gevallen zijn handmatige correcties nodig.

AI-verrijkte OCR

• Geavanceerde technologie: AI-OCR is een evolutie van OCR waarbij AI- en ML-technieken worden gebruikt om tekstherkenning te verbeteren.
• Algoritmen voor machinaal leren: AI-OCR gebruikt ML-algoritmen, waaronder neurale netwerken, om te leren en zich aan te passen aan verschillende lettertypen, talen en tekstindelingen.
  Het kan zijn herkenningsmogelijkheden voortdurend verbeteren.
• Aanpasbaarheid: AI-OCR is flexibeler en robuuster en kan een groot aantal lettertypen, talen en documentformaten aan.
  Het kan ook handschrift en cursief schrift tot op zekere hoogte herkennen.
• Nauwkeurigheid: AI-OCR biedt doorgaans een hogere nauwkeurigheid in vergelijking met traditionele OCR.
  Het kan in veel gevallen een bijna menselijke nauwkeurigheid bereiken, waardoor er minder handmatige correcties nodig zijn.
• Real-time verwerking: AI-OCR kan tekstherkenningstaken in realtime of bijna realtime verwerken, waardoor het geschikt is voor toepassingen zoals mobiel scannen en documentautomatisering.

Hoewel zowel traditionele OCR als AI-OCR de belangrijkste tekstherkenningsfuncties in het AP-proces uitvoeren, biedt AI-OCR geavanceerde mogelijkheden, aanpassingsvermogen en automatisering, waardoor het een efficiëntere en nauwkeurigere keuze is voor moderne AP-automatiserings- en verwerkingsbehoeften.

De crediteurenadministratie verbeteren met AI-OCR

Workflowoplossingen voor online aanvraagbeheer zijn speciaal ontworpen om inefficiëntie in het inkoopproces aan te pakken, vanaf het eerste punt van aanvraag tot het moment dat de inkooporder (PO) wordt ontvangen.

Door elke fase van het inkoopproces te stroomlijnen en te automatiseren, wordt het aantal extra taken voor het AP-team tot een minimum beperkt.

Wanneer AP workflowfunctionaliteit is geïntegreerd met een systeem voor aanvraagbeheer, wordt de verwerking van AP facturen geautomatiseerd.

Een cruciale eerste stap in dit proces is echter traditioneel het handmatig invoeren van AP-factuurgegevens in het systeem, zoals kop- en regelgegevens.
Deze handmatige invoer kan leiden – en heeft dat ook gedaan – tot vertragingen en fouten die snel zijn uitgegroeid tot kostbare problemen voor veel bedrijven.

Dit is waar AI-OCR-technologie geïntegreerd met een systeem voor aanvraagbeheer kan uitblinken.

Voor zowel PO-gerelateerde als niet-PO (diverse) AP-facturen kan AI-OCR-technologie gegevens scannen en van een factuur halen om het proces van het invoeren van AP-factuurgegevens te automatiseren.

Als er een onnauwkeurigheid of afwijking optreedt bij de eerste scan van de AP-factuur en het AP-team maakt een correctie in het systeem, werkt de kunstmatige intelligentie het AI-OCR-proces bij en wordt er een hoger ‘vertrouwen’ toegekend aan de gecorrigeerde waarde, waardoor de nauwkeurigheid van volgende scans toeneemt.
Dus hoe meer de AI-OCR-technologie wordt getraind, hoe meer het leert en hoe nauwkeuriger het wordt.

Uiteindelijk wordt de rol van het AP-team in deze cruciale eerste stap er een van het afhandelen van uitzonderingen.

AI-OCR kan ook de tijd die besteed wordt aan het handmatig matchen van PO-facturen met PO-bonnen aanzienlijk verminderen.
De AI-algoritmefunctionaliteit onderzoekt onderdeelnummers en verschillende andere velden op gescande facturen om mogelijke overeenkomsten tussen openstaande PO-bonnen te identificeren.

Als er grote hoeveelheden gefactureerd moeten worden, is OCR met AI-uitbreiding beter uitgerust dan traditionele OCR om de complexiteit en variaties in financiële documenten te verwerken.
Dankzij deze capaciteit om gegevens automatisch vast te leggen, te extraheren en te valideren uit PO-facturen en te matchen met PO-ontvangsten, kunnen bedrijven facturen efficiënter verwerken, fouten verminderen en een beter inzicht krijgen in hun financiële verplichtingen.

Is uw bedrijf klaar om AI-OCR te omarmen voor uw AP-functies?

Hoewel veel inkoop- en AP-automatiseringssystemen OCR- of Intelligent Data Capture (IDC)-technologie bieden, zijn er maar weinig die AI en machine learning omvatten.

Als u op zoek bent naar een functionele, maar betaalbare procure-to-pay oplossing die gebouwd is voor Epicor Kinetic en Epicor Cloud en gebruik maakt van de nieuwste AI-OCR-technologie, zoek dan niet verder dan Advanced Requisition Management.

Neem contact met ons op om uw inkoop- en AP-automatiseringsbehoeften te bespreken.
Als wat je hoort je bevalt, kunnen we een vrijblijvende demo opzetten zodat je het van dichtbij kunt bekijken.

Geïnspireerd om te handelen?

Boek een Discovery Call met onze ERP-expert in de Benelux voor meer informatie over hoe een ERP-systeem uw bedrijf kan transformeren.

Abonneer je op onze LinkedIn nieuwsbrief en ontvang waarschuwingen wanneer we berichten plaatsen over onderwerpen die voor jou van belang zijn.