HET REALISEREN VAN KOSTENEFFECTIEVE EN SCHAALBARE OPERATIES

Door samen te werken met Precise Business Solutions voor de implementatie en ondersteuning van het nieuwe Epicor ERP-systeem, kan Hypex Electronics effectief plannen voor schaalbare toekomstige groei.

Hypex is nu in staat om zijn end-to-end activiteiten te verbeteren door kritieke functionaliteit zoals inkoop, supply chain, financiën en R&D onder één dak te verenigen. De fabriek kan nu grotere bestellingen produceren met kortere doorlooptijden, terwijl het hoofdkantoor dankzij snelle en nauwkeurige prognoses beter kan voorspellen en reageren op de eisen van de klant.

Door het hele productieproces te beheersen, kan Hypex kosteneffectieve operaties handhaven en tegelijkertijd hoogwaardige producten en diensten van wereldklasse blijven leveren, ongeacht hoeveel het bedrijf groeit.

Vóór Epicor’s Kinetic ERP gebruikte Hypex Electronics een webgebaseerd ERP-systeem om zijn productie- en toeleveringsketen te beheren. Het aangepaste systeem werkte een tijdje, maar de beperkingen ervan begonnen het vermogen van Hypex om te groeien te belemmeren.

Tim Bijker, Manager HR & Facility, zegt:”Ons oude ERP heeft het een paar jaar gedaan, maar naarmate het bedrijf groeide, veranderden ook onze behoeften. De geavanceerde MRP-opties van Epicor geven ons meer controle over de toeleveringsketen en de ondersteuning in meerdere valuta’s was zo belangrijk voor de financiële wereld.”

“We hebben een stapel dozen naar het verkeerde deel van de wereld verscheept. We hebben de verkeerde keuze gemaakt omdat we niet over de juiste informatie beschikten.”

Een ander probleem was dat het oorspronkelijke ERP slechts één product en voorraadlocatie ondersteunde. Maar Hypex had een productiefaciliteit in Maleisië, plus voorraad in de magazijnen in Hong Kong en het hoofdkantoor in Nederland om een snelle levering van goederen te garanderen. Het coördineren van drie verschillende locaties en supply chain logistiek werd al snel te complex voor het oude systeem.

“We wisten niet of de datum in ons systeem de datum was waarop de productie klaar was of de datum waarop het in een magazijn zou zijn, en we het konden verkopen. Dit maakte het moeilijk om tijd te plannen, omdat het verschil tussen de gereedheidsdatum en de voorraaddatum 10-12 weken kon zijn. We moesten dus in parallelle systemen werken, zoals Excel en e-mail, om onze toeleveringsketen bij te houden”, legt Tim uit.

Het niet beschikken over real-time informatie over welke producten op welke locaties klaar waren, was een logistieke nachtmerrie. En minstens één keer resulteerde dit erin dat producten naar Hong Kong werden verzonden die bedoeld waren voor Nederland.

HET VINDEN VAN DE BESTE SOFTWARE EN IMPLEMENTATIEPARTNER

In samenwerking met een externe consultant stelde Hypex een lijst samen met ERP-softwareopties en implementatiepartners die hen zouden helpen hun doelen te bereiken en hun groeitraject te ondersteunen.

Na meerdere demo’s was de Kinetic ERP-oplossing van Epicor de duidelijke koploper vanwege de sterke plannings- en planningsfunctionaliteit en kritieke integraties met belangrijke systemen. En Precise Business Solutions was de partner bij uitstek om de overgang van hun verouderde ERP-legacy-systeem te ondersteunen.

“Hier in Nederland was Precise Business Solutions voor ons de beste koppeling op het gebied van ERP-software en ondersteuning. Ze kennen de Nederlandse tech-systemen, er is geen taalbarrière en hun internationale ervaring helpt ons groeien”, legt Tim uit.

Het kiezen van de juiste implementatiepartner was de sleutel, en een beslissing die Hypex niet lichtvaardig heeft genomen. Tijdens het onderzoeken van opties hoorde Tim dat er veel te veel ERP-implementaties misgingen.

“We hoorden veel horrorverhalen over bedrijven die ten onder gingen omdat ze een groot nieuw ERP-systeem niet goed hadden geïmplementeerd. Daarom is de selectie van ondersteunings- en implementatiepartners zo belangrijk. Zonder Precise was het niet mogelijk geweest”, zegt hij.

FASE 1: IMPLEMENTATIE VAN HET HOOFDKANTOOR IN NEDERLAND

Precise moedigde Hypex aan om een pragmatische gefaseerde ERP-implementatieaanpak te volgen. Ze implementeerden het nieuwe systeem als eerste op het hoofdkantoor van Hypex in Nederland. Deze implementatie, die gedurende vier tot vijf maanden door een klein team werd uitgevoerd, bevatte kritieke functionaliteit op het gebied van inkoop, toeleveringsketen, onderhoud, financiën, onderdelenbeheer en engineering.

Het team van Hypex nam vanaf dag één de verantwoordelijkheid voor het systeem en toonde een gretige bereidheid om de tools te leren en door te gaan met de gefaseerde aanpak. Precise hielp het Hypex-team bij het opbouwen van kerncompetenties en het gebruik van de modules van Epicor om de operationele efficiëntie te verhogen.

Deze modules omvatten:

• Epicor Supply Chain-module voor end-to-end zichtbaarheid
• Epicor Planning en Scheduling module om te voorspellen en snel te reageren op de vraag van de klant
• Epicor Production Management-module voor sterke productiecontrole en reactievermogen
• Epicor Data Management-module om de proces- en productgeschiedenis te centraliseren en bij te houden
• Epicor Financial-module om realtime fiscale informatie en volledige controle over boekhoudprocessen op alle bedrijfslocaties te geven.

Precise hielp Hypex ook bij de integratie van het Kinetic ERP-systeem van Epicor met zijn elektrische CAD-oplossing, Altium, en bij het opbouwen van een centraal beheerde onderdelen- en stuklijstlijst (BOM).

“Het is nu veel meer verbonden. We kunnen bijvoorbeeld de cashflow voorspellen, zien hoe het bedrijf groeit en bijsturen als er een probleem is”, zegt Tim. “En aan de logistieke kant, als een klant tussen de bestellingen door om een extra pallet vraagt, kunnen we nagaan of die levering binnen 10 minuten mogelijk is. Onder het oude systeem moesten we aparte spreadsheets bouwen en dat proces zou een halve dag of langer duren.”

Dit weerspiegelt een efficiëntiewinst van 96%+ in het orderafhandelingsproces wanneer een klant een orderwijziging aanvraagt.

FASE 2: IMPLEMENTATIE VAN DE MALEISISCHE FABRIEK

Nadat Hypex HQ Epicor succesvol had geïmplementeerd, was het tijd om het ERP ook in de Maleisische productiefaciliteit uit te rollen. Deze tweede implementatie werd begeleid door het Hypex Netherlands team met remote support van de Precise teams in zowel Nederland als Perth, Australië.

Het faseren van de implementatie zorgde voor een soepeler wijzigingsbeheer. Anderhalf jaar lang heeft het Hypex-team in Nederland geleerd hoe ze Epicor ERP kunnen gebruiken en optimaliseren, waardoor ze de tweede implementatie konden sturen om ervoor te zorgen dat deze paste bij hun onmiddellijke en toekomstige bedrijfsdoelstellingen. De implementatie in de fabriek stelde het hoofdkantoor met name in staat om nauwkeurigere kostprijsinformatie te verzamelen en het inzicht in KPI’s zoals voorraadkosten en de kloof tussen de voorspelde vraag en de werkelijke vraag te vergroten.

“Ik heb zicht op wat zij zien. Dit maakt het gemakkelijker om te communiceren, logistieke problemen op te lossen en van elkaar te leren hoe de efficiëntie kan worden verbeterd”, zegt Tim.

“Epicor bespaart veel tijd. Het is veel sneller, zowel voor ons hoofdkantoorteam als voor ons fabrieksteam, omdat we in hetzelfde systeem werken.”

STRAKKERE EN KOSTENEFFECTIEVERE BEDRIJFSVOERING

De Kinetic ERP-oplossing van Epicor in combinatie met de deskundige begeleiding van Precise Business Solutions heeft Hypex Electronics aanzienlijke kapitaal- en operationele kostenbesparingen opgeleverd.

Een van de meest in het oog springende verbeteringen: minimale verzendkosten. Door de planningsmodule van Epicor te gebruiken om lange ontvangsttijden te analyseren, realiseerde Hypex zich dat het kon overschakelen van luchttransport naar zeetransport en de verzendkosten in het proces met bijna 60% kon verlagen.

“Als we een beter plan kunnen maken, kunnen we eerder bestellen. Dit stelt ons in staat om over zee versus door de lucht te verzenden, wat een groot verschil is in termen van kosten”, zegt Tim.

Tim zegt dat de omzet met 52% is gegroeid sinds de implementatie van Epicor. Hij schat dat Hypex ten minste zes fulltime werknemers had moeten inhuren om vergelijkbare resultaten te bereiken, maar met de Epicor Kinetic-oplossing verlaagde Hypex de overheadkosten met ten minste 20%.

Hypex is ook beter in staat om de behoeften en voorraadniveaus in zijn magazijnen te beoordelen. Met verbeterd voorraadbeheer is Hypex nu in staat om zendingen efficiënter af te handelen en de voorraadkosten te verlagen.

Omdat Hypex zijn R&D-software verbindt met Epicor, is het in staat om een beter onderdelenbeheer en nauwkeurigere stuklijsten te behouden. Hun fabrieken kunnen nu grotere bestellingen produceren met kortere doorlooptijden.

“We hebben veel extra data-opties gecreëerd voor de R&D-afdeling. Dus als ze vragen hebben in hun ontwerpen en ze openen dat onderdeel dat op dat ontwerp wordt gebruikt, hebben ze meteen al die informatie. Door dat te koppelen aan de BOM hebben we een hele rijke connectie”, zegt Tim.

Het belangrijkste is dat, terwijl Hypex naar de toekomst kijkt, het eindelijk in staat is om met vertrouwen op te schalen. Precise helpt Hypex om zijn doelen te bereiken en het gebruik van het Epicor ERP-systeem te optimaliseren.

“Ons succes was niet mogelijk geweest zonder Precise. Het is echt een praktisch bedrijf dat naast je komt zitten, kijkt hoe je proces verloopt en suggesties doet die aansluiten bij je toekomstige doelen.”

Concentreer u op wat belangrijk is voor uw bedrijf.

Precise biedt u de software en oplossingen om de dagelijkse bedrijfsprocessen voor fabrikanten eenvoudiger en efficiënter te maken. Neem contact op met de ERP-experts in de Benelux voor een gratis Discovery Call.

Neem contact met ons op